Chiều 6/6/2018 tại Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong - Thành ủy Hà Nội, PGS.TS Nguyễn Trúc Lê đã có buổi trao đổi kinh nghiệm về chủ đề “Lập kế hoạch và chương trình công tác bằng phương pháp hiện đại” cho 149 đồng chí cán bộ lãnh đạo cấp cao của các sở, quận, huyện và các đơn vị do Thành ủy quản lý. Với kiến thức và kinh nghiệm sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giảng dạy tại trường Đại học Kingston (Anh quốc) và quá trình quản lý cấp cao được tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ các tổ chức công, các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, PGS.TS Nguyễn Trúc Lê đã chia sẻ nhiều phương pháp lập và kiểm soát kế hoạch hiện đại cho lớp học.

Lập kế hoạch cần phải có phương pháp phù hợp, hiện đại theo văn hóa của từng đơn vị

Việc áp dụng các phương pháp hiện đại trong lập, triển khai các kế hoạch sẽ góp phần giám sát chặt chẽ và đánh giá đúng mức độ hoàn thành của kế hoạch được giao nhằm tiết kiệm được nguồn lực, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ. Các kỹ năng lập kế hoạch hiện đại gắn với chiến lược và thẻ điểm cân bằng dựa trên các chỉ số trọng yếu đo lường hiệu quả công việc của kế hoạch đã được đưa ra trao đổi và thảo luận sôi nổi cùng các học viên.

Đó là một chủ đề mà PGS.TS Nguyễn Trúc Lê nhấn mạnh tại buổi trao đổi. Trong công tác xây dựng và triển khai kế hoạch tại các đơn vị do Thành ủy quản lý, các chương trình công tác phải được lượng hóa theo sản phẩm cụ thể đi kèm với khung thời gian cho từng giai đoạn làm nền tảng để theo dõi, giám sát bằng phương pháp tư duy đặt các câu hỏi cho từng vấn đề tưởng chừng như đơn giản là 5W1H2C nhưng đòi hỏi tính phân tích, dự báo gắn với thực tiễn rất cao. Đây là phương pháp hiện đại được các học viên rất quan tâm và đặt nhiều câu hỏi liên quan đến các vấn đề đang gặp phải tại đơn vị. 

Để kế hoạch thành công thì quá trình giám sát liên tục KPIs phải được quyết liệt thực hiện

Trong buổi chia sẻ, các học viên đã đề xuất và trao đổi rất nhiều vấn đề liên quan đến khó khăn giám sát khi triển KPIs vào trong từng nhiệm vụ cụ thể. Sự mất thời gian, sự đánh giá công tâm của KPIs, tính liên tục và quyết liệt trong quá trình thực hiện là những vấn đề đang gặp phải với nhiều đồng chí lãnh đạo cấp cao. Chia sẻ vấn đề này, PSG.TS Nguyễn Trúc Lê cũng đã thực hiện và trao đổi cụ thể về cách thức, phương pháp tính toán, đánh giá nhiệm vụ phù hợp và sử dụng nguyên tắc 20-80 trong công tác kiểm soát liên tục quá trình thực hiện của kế hoạch bằng việc chọn ra những nhiệm vụ trọng tâm và tác động đến 80% hiệu quả công việc. Phương pháp này đã được các học viên đồng tình để giảm thiểu những hoạt động nhỏ lẻ trong công tác triển khai kế hoạch phù hợp với nguồn lực của từng đơn vị.

Các báo cáo của kế hoạch phải được đơn giản hóa bằng biểu đồ và chỉ số:

Một trong những vấn đề sôi nổi nhất trong công tác lập và triển khai theo các nghị quyết của Thành ủy đã được học viên “mổ xẻ”. Các học viên đều nhận thấy rằng với khối lượng nghị quyết chỉ đạo rất nhiều, nếu không được hệ thống hóa lại bằng một phương pháp theo một bản đồ chiến lược tổng thể thì các nghị quyết chỉ đạo chưa được liên kết với nhau chặt chẽ và làm mất nguồn lực khi triển khai chương trình công tác. Bên cạnh đó, công tác báo cáo của kế hoạch cũng được các học viên đề cập rất nhiều về tính dài dòng, có những báo cáo còn chung chung, chưa cụ thể kiểm đếm được và mất thời gian trong công tác soạn thảo. Để giải quyết vấn đề này, PGS.TS Nguyễn Trúc Lê đã chỉ ra các phương pháp hiện đại trong đó cần phải ứng dụng các biểu đồ và bản chỉ số để báo cáo nhằm tăng tính nhận định, phân tích, đánh giá các vấn đề một cách cụ thể và giảm thiểu thời gian thực hiện những báo cáo này.

Muốn kế hoạch thành công thì các cán bộ phải hiểu đồng nhất ngôn ngữ KPIs và đơn giản hóa mọi sự phức tạp khi lập và triển khai kế hoạch

Nhiều các đồng chí lãnh đạo cấp cao tại khóa học đều cảm nhận thấy rằng, khi lập và triển khai thực tế các kế hoạch và chương trình công tác dẫn đến 1 hiện trạng là các cách hiểu khác nhau, tư duy khác nhau, kiến thức khác nhau của các cán bộ trong đơn vị đã làm cho kế hoạch và công tác triển khai bị kéo dài. Các sản phẩm không kiểm đếm được và chưa đúng mong muốn đã dẫn tới việc đánh giá hiệu quả công việc chưa phù hợp với thực tế.

Để giải bài toán này, PGS.TS Nguyễn Trúc Lê đã đặt ra các tình huống cụ thể để các học viên trong lớp trao đổi, chia sẻ thì ngay trong lớp đã có nhiều quan điểm khác nhau đối với từng nhiệm vụ trong tình huống được chia sẻ đó. Ở đây nhận thấy rằng, chúng ta phải thống nhất với nhau một ngôn ngữ, đó là ngôn ngữ KPIs và phương pháp tư duy hiện đại SMART để tất cả cán bộ cần phải tự trả lời được các câu hỏi theo phương pháp này thì ngôn ngữ lúc đó mới đồng nhất, đảm bảo cách hiểu giống nhau, thống nhất trong cách làm. Và đặc biệt, trong khi triển khai kế hoạch thì hầu hết học viên đều nhận thấy rằng không được phức tạp hóa vấn đề, tránh trường hợp các cán bộ suy diễn theo nhiều hướng khác nhau. Vì vậy, để một kế hoạch thành công cần phải thống nhất một ngôn ngữ, một phương pháp hiện đại, hài hòa, phù hợp theo văn hóa từng đơn vị.

Buổi trao đổi này được học viên đánh giá rất cao bởi nhiều kiến thức thực tiễn được chia sẻ và dần dần được giảng viên hệ thống hóa lại bằng những lý thuyết rất cụ thể.

Qua buổi đào tạo này, Trường Đại học Kinh tế - ĐHQGHN tiếp tục khẳng định uy tín và vị thế là một trong những trường đại học hàng đầu Việt Nam, không chỉ đào tạo tốt cho sinh viên và học viên mà còn có đủ năng lực đào tạo cho cán bộ lãnh đạo quản lý cấp cao từ trung ương đến địa phương.