Thư viện Điện tử dùng chung, thuộc Dự án “Xây dựng Thư viện điện tử dùng chung cho các cơ sở giáo dục đại học ở Việt Nam (chuyên sâu khối ngành kinh tế, kinh doanh và quản lý - Thư viện Trường đại học Kinh tế Quốc dân là đầu mối)” do Ngân hàng Thế giới tài trợ (sau đây gọi là Dự án), cơ sở Giáo dục Đại học (CSGDĐH) đồng ý tuân thủ và thực hiện những quy định cơ chế vận hành Thư viện Điện tử dùng chung như sau:
1. Thành viên Thư viện Điện tử (Trường thành viên) là những cơ sở Giáo dục Đại học đã ký Đơn đăng ký thành viên tham gia Thư viện điện tử dùng chung và được Ban quản lý dự án (trong thời gian thực hiện dự án) hay Ban điều hành Thư viện điện tử dùng chung (sau khi dự án kết thúc) phê duyệt.
2. Thư viện đầu mối: Thư viện trường Đại học Kinh tế Quốc dân là Thư viện Đầu mối của Thư viện Điện tử dùng chung. Thư viện Đầu mối giữ vai trò bảo đảm hệ thống cơ sở hạ tầng, cơ sở dữ liệu và các điều kiện kỹ thuật cần thiết để Thư viện Điện tử dùng chung hoạt động thông suốt; tổng hợp ý kiến từ các thành viên để lựa chọn dữ liệu và dịch vụ phù hợp cho các Thư viện thành viên.
3. Quyền lợi của Trường thành viên
3.1. Quyền truy cập cơ sở dữ liệu ngoại sinh
Các nhà nghiên cứu, giảng viên & sinh viên của các Trường thành viên tham gia Thư viện Điện tử dùng chung sẽ được truy cập các cơ sở dữ liệu (CSDL) chuyên sâu, đầy đủ, toàn diện và cập nhật, bao gồm sách và tạp chí điện tử có bản quyền, dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu, giảng dạy học tập.
3.2. Quyền truy cập và chia sẻ cơ sở dữ liệu nội sinh
Trong giai đoạn thực hiện Dự án, các trường thuộc Mạng lưới có đào tạo về Kinh tế, Quản lý và Quản trị Kinh doanh (VNEUs) sẽ được truy cập và khai thác miễn phí cơ sở dữ liệu nội sinh do chính các thành viên VNEUs xây dựng và chia sẻ.
Tài liệu nội sinh được số hóa gồm: Luận văn Thạc sỹ, Luận án Tiến sỹ của Trường, báo cáo kết quả nghiên cứu đề tài các cấp, bài báo khoa học của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên của các Trường từ trước đến nay.
3.3. Quyền tiếp cận và khai thác tài liệu từ Thư viện Đầu mối
Các Trường thành viên Thư viện Điện tử dùng chung được quyền tiếp cận và khai thác tài liệu từ Thư viện Đầu mối tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
3.4. Quyền được tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng
Các Trường thành viên được cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo về khai thác, sử dụng và vận hành thư viện; khóa đào tạo, bồi dưỡng về phương pháp nghiên cứu, phương pháp giảng dạy hiện đại theo chuẩn quốc tế.
4. Trách nhiệm của các Cơ sở giáo dục đại học tham gia Dự án
4.1 Trách nhiệm số hóa tài liệu nội sinh để chia sẻ dùng chung:
Các Trường thành viên được khuyến khích số hóa tài liệu nội sinh trong quá khứ và có trách nhiệm số hóa tài liệu nội sinh mới cập nhật để đóng góp và chia sẻ cho Thư viện Điện tử dùng chung.
Bảy (7) trường có trách nhiệm số hóa tài liệu nội sinh (trong quá khứ và mới cập nhật) để chia sẻ gồm:
(1) Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
(2) Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh
(3) Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng,
(4) Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội
(5) Trường Đại học Ngoại thương
(6) Học viện Ngân hàng
(7) Học viện Tài chính.
Các Trường này được đầu tư tăng cường cơ sở vật chất về máy chủ và/hoặc thiết bị lưu trữ để nâng cao năng lực lưu trữ và quản trị các Thư viện số của các Trường, nâng cao năng lực lưu trữ và chia sẻ các nguồn dữ liệu nội sinh của các Trường, hình thành các Thư viện “vệ tinh” của Thư viện dùng chung.
Các trường số hóa tài liệu nội sinh của trường và chia sẻ miễn phí cho tất cả các thành viên của Thư viện Điện tử dùng chung trong thời gian hoạt động của dự án. Các trường cần đảm bảo về quyền sở hữu trí tuệ và quyền tác giả của các tài liệu được số hóa và chia sẻ. Kinh phí số hóa tài liệu được lấy từ nguồn kinh phí số hóa tài liệu nội sinh của dự án. Các trường thống nhất với BQLDA số lượng, danh mục tài liệu số hóa và phối hợp với BQLDA để thực hiện quy trình số hóa tài liệu. Nguồn thu từ dữ liệu nội sinh (Dự kiến thu trực tiếp từ người download tài liệu sau khi kết thúc dự án) sẽ được trích lại 50% cho trường, trường tự tính phương án chi trả cho tác giả trong phạm vị kinh phí được thu về. 50% còn lại được dùng để trả phí quản lý Thư viện dùng chung và bù đắp một phần kinh phí đầu tư mua và duy trì tài liệu ngoại sinh.
Tài liệu nội sinh được số hóa, khi chia sẻ trong Thư viện điện tử dùng chung sẽ được đảm bảo bản quyền tác giả bằng phần mềm DRM (digital right management). Qua đó, sẽ kiểm soát được quyền truy cập và sử dụng tài liệu đúng đối tượng và trong phạm vi cho phép.
4.2 Trách nhiệm chuẩn hóa lý lịch khoa học của giảng viên và upload lên hệ thống
Các Trường thành viên có trách nhiệm chuẩn hóa, thường xuyên cập nhật lý lịch khoa học của các nhà khoa học của trường và chia sẻ trên hệ thống dữ liệu của Thư viện Điện tử dùng chung. Hoạt động này sẽ giúp kết nối các nhà khoa học trong cùng lĩnh vực để chia sẻ kết quả nghiên cứu và hợp tác trong các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu; các nhà khoa học, người học quan tâm có thể tìm kiếm, liên lạc với các nhà khoa học khác có cùng lĩnh vực quan tâm giảng dạy, nghiên cứu.
4.3 Trách nhiệm tổ chức các khóa đào tạo
Các Trường có trách nhiệm tổ chức các khóa đào tạo về khai thác và sử dụng Thư viện Điện tử dùng chung cho đối tượng sử dụng của trường, tổ chức các khóa đào tạo về phương pháp giảng dạy, phương pháp nghiên cứu theo chuẩn quốc tế, qua đó khuyến khích giảng viên, người học tìm kiếm và sử dụng tài liệu.
4.4 Trách nhiệm tổ chức các hoạt động truyền thông
Các Trường có trách nhiệm tổ chức các hoạt động truyền thông để quảng bá và hướng dẫn tới các đối tượng hưởng lợi được biết và khai thác Dự án một cách có hiệu quả.
4.5 Trách nhiệm đóng phí để đảm bảo duy trì hoạt động của Thư viện Điện tử dùng chung một cách bền vững.
Trong thời gian hoạt động của Dự án (đến tháng 12/2022), toàn bộ kinh phí hoạt động của dự án được lấy từ nguồn vốn tài trợ của Ngân hàng Thế giới và vốn đối ứng của trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Từ năm 2023, để duy trì hoạt động của Thư viện Điện tử dùng chung, các Trường thành viên có trách nhiệm đóng phí thường niên theo nguyên tắc đóng góp dựa trên các tiêu chí sau:
- Quy mô sinh viên, học viên chính quy (nguồn: báo cáo ba công khai của các CSGD đại họcvà MOET)
- Mức độ hưởng lợi từ dự án.
- Khả năng sử dụng tiếng Anh của học viên, sinh viên, để từ đó khai thác thông tin từ Thư viện Điện tử dùng chung.
6 tháng trước khi Dự án kết thúc, lãnh đạo các trường sẽ họp và thống nhất danh mục tài liệu ngoại sinh tiếp tục mua và chia sẻ, thống nhất mức đóng góp của mỗi trường để duy trì hoạt động của Dự án. Trưởng hợp không thống nhất với mức đóng góp dự kiến, các trường có thể rút, không tiếp tục tham gia Thư viện điện tử dùng chung.
5. Thời gian tham gia: Khoảng thời gian thành viên tham gia quy định là tối thiểu là 24 tháng và thành viên được phép rút khỏi Thư viện Điện tử dùng chung. Việc rút khỏi Thư viện Điện tử dùng chung phải được đệ trình cho Ban quản lý Thư viện Điện tử dùng chung ít nhất sáu (06) tháng trước ngày chấm dứt yêu cầu.
6. Thanh toán cho cơ sở dữ liệu dùng chung: Thư viện đầu mối sẽ thay mặt tất cả các thành viên thương thảo và thanh toán các khoản mua cơ sở dữ liệu.
7. Cam kết: Tất cả các thành viên của Thư viện Điện tử dùng chung, ngoài quyền và trách nhiệm đã nêu tại quy định này, cam kết:
a. Đảm bảo tất cả các nguồn dữ liệu điện tử đặt mua được thành viên trực tiếp sử dụng và không được phép bán lại cho một bên khác sử dụng trái phép;
b. Không sao chép, phân phát hay chuyển đổi bất kỳ cơ sở dữ liệu dùng chung nào cho một tổ chức khác mà chưa được cho phép;
c. Chỉ định một đầu mối liên lạc và một phụ trách kỹ thuật để phối hợp với Trường Đại học Kinh tế Quốc dân giải quyết bất kỳ vấn đề liên quan đến đăng ký, tiếp cận, đào tạo và sử dụng các nguồn cơ sở dữ liệu.
d. Thiết lập chính sách nội bộ để đảm bảo các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận này này được tuân thủ và thực hiện.
8. Kết thúc quyền thành viên: Thư viện Đầu mối có thể kết thúc thỏa thuận và quyền thành viên nếu thành viên không thực hiện các nghĩa vụ của thỏa thuận này sau khi nhận được thông báo nhắc nhở từ Thư viện Đầu mối trong vòng ba mươi (30) ngày.
9. Giải quyết tranh chấp: Mọi tranh chấp phát sinh hoặc liên quan đến Thư viện Điện tử dùng chung sẽ được giải quyết thông qua thương lượng và hoà giải. Nếu tranh chấp không được giải quyết bằng hòa giải trong vòng 45 ngày sau khi bắt đầu quá trình hòa giải, sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) theo Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm này. Quyết định của trọng tài sẽ là cuối cùng và các bên có nghĩa vụ tuân theo.