“Nhập gia tùy tục”
Hãy mở đầu câu chuyện bằng việc giới thiệu về bản thân. Bạn đừng lấy làm ngạc nhiên nếu họ muốn biết tuổi của bạn. Đó là cách để người Việt chọn vai khi xưng hô cho thêm phần thân mật do sự phong phú về đại từ nhân xưng trong tiếng Việt.
Việc trao đổi “business card” là rất cần thiết, bạn không nên xem thường. Nếu bạn có danh thiếp ghi bằng tiếng Việt và tiếng Anh thì tốt nhất là xoay mặt tiếng Việt ra trước! Nhận danh thiếp bằng hai tay để tỏ ra lịch sự và đừng quên bỏ túi một số dự trữ, kể cả khi bạn đi ngắn ngày.
Tặng quà là một biểu hiện văn hóa cực kỳ phổ biến ở Việt Nam. Thường người Việt thích tặng quà vào cuối buổi gặp mặt hoặc trong bữa ăn chào đón bạn. “Có đi có lại”, bạn cũng nên chuẩn bị một vài món quà nhỏ, ví dụ như cà vạt hoặc một cuốn sách về nước Australia chẳng hạn. Đặc biệt, vào dịp gần đến Tết cổ truyền của người Việt, đừng quên tặng quà và thiệp chúc mừng cho đối tác và các mối quan hệ của bạn ở đây!
Ăn uống là một phần tất yếu của sinh hoạt mang tính cộng đồng và trong cả hoạt động kinh doanh ở Việt Nam. Các bữa ăn tối với đại diện địa phương hoặc khách hàng giúp phát triển quan hệ và làm cho đại diện của bạn ở địa phương được “nở mày nở mặt”.
Một điều tạm gọi là thú vị, đó là đàn ông Việt Nam rất hay phì phèo hút thuốc trong bữa ăn. Bởi họ khoái vừa ăn vừa lai rai tán gẫu.
Cách uống của người Việt trong bữa tiệc cũng khác. Nếu bạn cắm cúi uống một mình, như thế là bất lịch sự. Thói quen của mọi người là chỉ uống sau khi đã cụng ly! Cầm ly tay phải, tay trái nâng cao cùng hô “Trăm phần trăm” (“chum fun chum”) và nói “Chúc sức khỏe” (“chook sook hue”). Nếu bạn biết hát thì càng tốt, chuẩn bị vài bài “tủ” vì sau bữa ăn thường sẽ là giao lưu bằng karaoke!
Kinh nghiệm xương máu
Nền hành chính còn nặng tính quan liêu ở Việt Nam, đặc biệt là bệnh sính giấy tờ, văn bản khá nặng nề. Tuy nhiên, hãy biết kiên nhẫn, mà người Việt thường nói là “cứ bình tĩnh”!
Nếu đối tác của bạn là doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam thì khỏi lo khoản ngôn ngữ. Còn với các công ty nhà nước thì nên có phiên dịch. Phiên dịch phải có kiến thức về ngành kinh doanh của bạn, thậm chí hiểu được tiếng địa phương vốn rất khác nhau theo vùng ở Việt Nam. Người Việt Nam rất lịch sự, luôn mỉm cười và tỏ ra đồng ý với bạn, ngay cả khi, trên thực tế, họ có thể không hiểu hết điều bạn vừa nói!
Đáp lại, bạn cũng nên giữ thái độ niềm nở. Điều quan trọng nhất trong đàm phán với người Việt là kiên trì! Vẻ ngoài tức giận, cau có bị xem là biểu hiện của “bản lĩnh kém”, chắc chắn sẽ gặp phải thái độ phản ứng tiêu cực và thất bại trong đàm phán.
Trong cuộc làm việc, phía Việt Nam thường hay nói, “chúng tôi sẽ xem xét”, “chúng tôi sẽ trả lời”. Cho nên nếu bạn cần quyết định sớm, tốt nhất là bạn hãy gửi mọi giấy tờ cần thiết trước cuộc gặp. Nếu là văn bản gửi cho các cơ quan nhà nước, hãy soạn nó bằng tiếng Việt!
Mở đầu buổi đàm phán sẽ luôn là những câu chuyện “trời trăng mây nước” ngoài lề. Bạn đừng sốt ruột, cái đó gọi là “tạo không khí”! Bạn cũng nên giấu luật sư của mình “sau cánh gà” vì người Việt không muốn nhìn thấy anh ta khi đàm phán và cũng không thích vào đề từ phương diện dính dáng đến pháp luật.
Một điều quan trọng nữa là giữ im lặng. Thỉnh thoảng bạn phải sử dụng “võ” này, rất hiệu quả, khi đối tác đưa ra những đòi hỏi hay yêu cầu không hợp lý. Ngược lại, hãy phản hồi ngay lập tức những thư kết nối làm ăn gửi đến và tỏ ra bạn quan tâm đến thị trường này, cho dù bạn thừa biết rằng người nhận thường cũng chẳng mặn mà với việc đáp trả cho lắm!
Người trong cuộc nói gì?
Mark Fazackerley, Giám đốc Kỹ thuật của hãng Oracle tại Sydney, đã có ba lần đến Việt Nam, chia sẻ kinh nghiệm: “Tôi phải thức dậy rất sớm, ăn sáng xong xuôi trước 8 giờ. Các cuộc làm việc diễn ra sớm hơn ở Australia rất nhiều. Người Việt cũng có thói quen nghỉ trưa, kể cả khi đàm phán chưa xong. Trong các cuộc làm việc, thường có sự xuất hiện của phụ nữ. Nhiều khi chỉ để cho… duyên dáng! Nhưng nếu bạn tỏ ra thờ ơ với cô ấy thì thật thiếu lịch sự. Ngược lại, cách tốt nhất là vui vẻ khi giao tiếp, nhưng cương quyết và rõ ràng khi đàm phán, ra quyết định!”.
Giáo sư Kyle Tyron, một trong số ít giáo sư trẻ chưa đến 40 tuổi của trường Đại học Macquarie, Sydney thì thích thú đặc biệt sau lần đầu tiên đến Việt Nam những năm 2007: “Bia, rất nhiều bia. Đi ra đường là gặp bia. Tôi rất thích những quán bia hơi ở Hà Nội. Không gian và con người thật thoải mái, náo nhiệt khác thường. Đối tác của tôi là Đại học Kinh tế Quốc dân, họ thường mời ăn trưa ở nhà hàng sang trọng sau cuộc làm việc. Nhưng tôi vẫn khoái ra quán bia hơi hoặc quán nhậu hơn!”.
Không chỉ người Australia để ý kỹ văn hóa Việt Nam, một người bạn Thụy Điển lâu năm của các cơ quan báo chí trong nước, Mats Wikman, tự nhận mình đã “may mắn” khi có đến ngót mười lần qua đây làm việc, theo dự án của SIDA, mỗi lần chí ít cũng gần tháng trời. Anh nói: “Tôi có hai “đời” vợ và tôi rất yêu trẻ con. Thật tuyệt là điều đó được chia sẻ ngay với các bạn Việt Nam.
Người Việt rất thích nói chuyện gia đình, con cái. Ngay buổi làm việc đầu tiên tôi đã giới thiệu tôi là cha của năm đứa nhóc, tôi khoe ảnh của chúng. Và mọi thứ đều suôn sẻ kể từ lúc đó. Giữa chúng tôi hầu như không có e ngại, khoảng cách…
Cũng có vài điều bạn phải quen và chấp nhận. Ví dụ như, phải “chịu trận” những bài phát biểu dài lê thê của “lãnh đạo”. Hoặc kiếm việc gì khác làm trong lúc chờ phản hồi yêu cầu công việc. Phải rèn luyện tửu lượng kha khá để “đứng vững” trong các cuộc nhậu thân mật… Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là cơ hội trải nghiệm một nền văn hóa khác. Và bản thân sự khác biệt đã là điều thú vị rồi”.